8 mẹo quản lý thời gian vô cùng hiệu quả

Thời gian trôi qua không bao giờ trở lại, vì vậy nên việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất luôn là bài toán khó giải đối với mọi người. Trong bài viết này, HOCVIENiT.vn sẽ hướng dẫn các bạn 8 mẹo quản lý thời gian vô cùng hiệu quả nhé.

1. Tự đặt thời gian hoàn thành cho từng công việc

Việc này rất hữu ích trong việc phân chia thời gian sao cho hợp lý cho từng nhiệm vụ. Ví dụ: Bạn chỉ dành 5 phút để kiểm tra email mỗi ngày và sau đó sẽ chuyển sang công việc khác để tránh mất quá nhiều thời gian không cần thiết cho một công việc.

Việc đặt thời gian cho từng công việc cũng giúp bạn biết được mình đang dành quá nhiều thời gian cho công việc nào và điều chỉnh sao cho phù hợp. Trên thực tế, việc luôn ý thức rằng bạn chỉ có khoảng thời gian giới hạn cho một công việc sẽ giúp bạn tăng tốc độ làm việc nhanh hơn đấy. Bởi bạn luôn phải để ý đến khoảng thời gian làm việc đó và tìm mọi cách để bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn. 

2. Sử dụng các công cụ phần mềm để quản lý thời gian

Công nghệ phát triển ngày càng giúp chúng ta quản lý thời gian một cách thông minh hơn. Nhiều lãnh đạo còn dùng ứng dụng để theo dõi thời gian hoàn thành công việc của nhân viên. Internet cung cấp nhiều ứng dụng, công cụ khác nhau và một số ứng dụng thực sự hữu ích cho việc quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là để theo dõi và đánh giá các quy trình hàng ngày. Bạn hãy thử tìm các ứng dụng quản lý thời gian phù hợp với bản thân và nó sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Ngoài ra, bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm việc mà bạn yêu thích nữa đấy.

3. Lên danh sách việc cần làm

Có một danh sách công việc cần làm luôn luôn là một cách tiết kiệm thời gian hiệu quả. Khi đã có danh sách này, bạn sẽ không bao giờ phải tự hỏi công việc tiếp theo của mình là gì hoặc mỗi sáng mình cần làm những công việc gì. Thật vậy, một danh sách công việc cần làm sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn và có động lực. Giống như một hiệu ứng tâm lý, bạn sẽ cảm thấy thật thoải mái khi gạch một công việc khỏi danh sách mỗi khi bạn hoàn thành nó. Danh sách này cũng cho phép bạn xem và theo dõi tiến trình thực hiện của bạn. Ngay cả khi bạn bị xao nhãng, danh sách của bạn sẽ giúp bạn trở lại đúng hướng. Hãy bắt đầu bằng một cuốn sổ ghi chép công việc bạn cần làm trong ngày, bạn sẽ cảm thấy nó thực sự hữu ích đấy.

4. Lập kế hoạch trước cho công việc

Lập kế hoạch trước là một phần quan trọng của việc quản lý thời gian. Tốt nhất, bạn hãy lên kế hoạch trước cả tuần hoặc ít nhất là một ngày trước đó. Khi bạn biết chính xác những gì cần phải hoàn thành trong ngày hoặc trong tuần, bạn sẽ luôn biết mình cần phải làm gì cũng như mục tiêu của bạn cần thực hiện. Thêm vào đó, bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ qua các ngày, việc này sẽ giúp bạn tính toán thời gian bạn cần để thực hiện công việc.

Chú ý: Có thể việc lập kế hoạch sẽ mất nhiều thời gian nhưng nó hoàn toàn xứng đáng vì nó giúp bạn tiết kiệm thời gian cho cả tuần đấy.

5. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng hơn

Hãy xác định những công việc quan trọng và có độ khó cao sắp xếp lên trước. Vì sao bạn nên làm như vậy? Bởi vì tất cả những công việc khó và căng thẳng sẽ chiếm phần lớn thời gian và khối lượng công việc của bạn. Cho nên, hãy làm chúng vào buổi sáng khi bạn còn đang rất tỉnh táo và minh mẫn. Lý do rất đơn giản: Bạn có nhiều năng lượng nhất vào buổi sáng, vì vậy bạn sẽ có thể giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Thêm vào đó, cảm giác hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên sẽ khiến thời gian còn lại trong ngày trở nên thoải mái hơn nhiều.

6. Tập trung vào giải quyết từng việc tại một thời điểm nhất định

Nếu bạn đã xác định nhiệm vụ mình cần làm, hãy tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành nó, tránh tình trạng chỉ làm một nửa công việc. Nếu công việc bạn đang làm không thể hoàn thành ngay, hãy dừng lại và chuyển sang một công việc khác nhưng lần này, hãy loại bỏ hoàn toàn suy nghĩ của bạn về công việc trước đó và tập trung vào một công việc mới. Rất nhiều người rơi vào tình trạng không thể tập trung vào công việc hiện tại vì họ còn rất nhiều suy nghĩ về công việc khác. Điều này hoàn toàn không có lợi cho bạn cũng như công việc bạn đang làm, cần phải tập trung hoàn toàn vào công việc bạn đang thực hiện thì bạn mới có thể hoàn thành một cách trọn vẹn và nhanh nhất được.

7. Thay đổi một số điều trong lịch làm việc của bạn

Việc này không có nghĩa là thay đổi lịch làm việc bạn đã lên kế hoạch. Trong một số trường hợp, bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày, bạn nên thay đổi lịch trình làm việc để phù hợp với việc đó. Tận dụng tối đa thời gian của bạn. Một số người tràn đầy năng lượng hơn vào buổi sáng, trong khi một số khác là cú đêm. Khi bạn chọn lịch thời gian tốt nhất cho mình, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và tận dụng thời gian của mình một cách hoàn hảo.

8. Không đặt sự hoàn hảo lên trên hết

Khi bạn làm một công việc, hãy cố gắng hết sức để hoàn thành nó. Trong quá trình thực hiện, đừng cố gắng tìm mọi ngóc ngách để xem bạn đã phạm phải những lỗi gì hoặc đã hoàn hảo hay chưa. Khi bạn đã cố gắng hết sức và hoàn thành công việc, hãy chuyển sang công việc khác, việc quá quan tâm đến sự hoàn hảo đôi khi phải đánh đổi bằng thời gian làm những công việc khác.

Để quản lý thời gian hiệu quả, điều quan trọng cần có là sự tập trung và thái độ của bạn để hoàn thành công việc. Dù bạn sử dụng mẹo hay công cụ nào, hãy sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, tuy nhiên cũng nên dành thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn để giúp bạn luôn vui vẻ và có động lực trong suốt cuộc đời. Chúc các bạn thành công!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN HỌC VIỆN IT
MST: 0108733789
Tổng đài hỗ trợ: 024 3566 8686 – Hotline: 0981 223 001
Facebook: www.fb.com/hocvienit
Đăng ký kênh Youtube để theo dõi các bài học của Huấn luyện viên tốt nhất: http://bit.ly/Youtube_HOCVIENiT
Tham gia cộng đồng Học viện IT.vn tại: https://www.facebook.com/groups/www.hocvienit.vn/
Trụ sở Hà Nội: Số 8 ngõ 117 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Số 283/45 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, TP.HCM
Hải Phòng: Số 94 Quán Nam, Lê Chân, Hải Phòng
Thái Nguyên: Số 297 Lương Ngọc Quyến, TP. Thái Nguyên
Học viện IT.vn – Truyền nghề thực tế cùng bạn đến thành công!