Phương pháp ma trận Eisenhower

Bạn nghĩ rằng mình là con người bận rộn và chẳng bao giờ có thời gian rảnh cho bản thân và gia đình. Chưa chắc điều bạn nghĩ là đúng sau khi bạn sử dụng phương pháp của cựu tổng thống Mỹ Eisenhower. Trong bài viết này, HOCVIENiT.vn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn gấp đôi với ma trận Eisenhower.

1. Giới thiệu về Dwight D. Eisenhower 

Dwight D. Eisenhower, là vị tướng năm sao và là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông đã phục vụ 2 nhiệm kỳ liên tiếp tại Nhà Trắng từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức. Ông nổi tiếng là lấy con người và nguồn lực là ưu tiên hàng đầu. Ông còn được biết đến như người có khả năng duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà trong nhiều thập kỷ.

Theo truyền thuyết, ma trận làm việc của ông bắt nguồn từ câu nói, “Điều gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và điều gì khẩn cấp hiếm khi quan trọng.” Mặc dù còn nhiều nghi ngờ trong tuyên bố này của ông, nhưng không thể phủ định sự hiệu quả của Eisenhower trong việc quản lý thời gian. Đó là lý do tại sao hệ thống Ma trận Eisenhower tồn tại đến ngày nay. 

Hãy nghĩ về một nhiệm vụ bạn cần làm hôm nay. Làm thế nào để bạn quyết định khi nào bạn sẽ hoàn thành công việc, trong khi đó bạn còn hàng loạt các mục khác trong danh sách việc cần làm của bạn? Sử dụng Ma trận Eisenhower để giúp bạn quyết định công việc đó quan trọng đến mức nào và bạn sẽ hoàn thành nó trong bao lâu. Hãy xem:

2. Nguyên lý “Góc phần tư”

– Góc phần tư 1 – “Làm ngay lập tức”

Phân loại công việc: Khẩn cấp và quan trọng

Đây là những nhiệm vụ và việc cần làm và cần chú ý ngay lập tức. Chúng là những việc rất quan trọng với mức độ khẩn cấp cao nhất.

– Góc phần tư 2 – “Quyết định thời điểm bạn sẽ làm điều đó”

Phân loại công việc: Quan trọng nhưng không khẩn cấp bằng loại 1

Đây được coi là phần chiến lược của ma trận, và nó thực sự hoàn hảo để phát triển lâu dài ma trận này. Các mục thuộc trong phần này cũng quan trọng, nhưng chúng không cần bạn chú ý ngay lập tức.

– Góc phần tư 3 – “Ủy quyền cho người khác”

Phân loại công việc: Khẩn cấp, nhưng không quan trọng

Các công việc không quá quan trọng và bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác làm thay bạn. 

– Góc phần tư 4 – “Làm sau”

Phân loại công việc: Không quan trọng, không khẩn cấp

Các hoạt động thuộc góc phần tư này là những việc tốn thời gian mà không đóng góp bất kỳ giá trị nào. Nói một cách đơn giản, chúng là nguyên nhân của sự trì hoãn – những việc làm lãng phí thời gian và ngăn chúng ta hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách quan trọng hơn trong hai góc phần tư đầu tiên. Tốt nhất là bạn cố gắng loại bỏ chúng hoàn toàn ra khỏi danh sách công việc của bạn.

Để dễ dàng phân loại bạn nên chọn màu sắc cho các góc phần tư này. Các màu sẽ hiển thị mức độ ưu tiên cho công việc.

Ví dụ:

Đỏ = khẩn cấp: Các nhiệm vụ cần làm ngay lập tức.

Màu vàng = quan trọng nhưng không quá khẩn cấp: Bạn cần quyết định thời điểm bạn sẽ làm chúng.

Green = khẩn cấp, nhưng không quan trọng: Giao nhiệm vụ này cho người khác!

Gray = không khẩn cấp, không quan trọng: Bỏ các nhiệm vụ này!

Khi bạn mới bắt đầu, bạn có thể sẽ thấy mình có rất nhiều việc nằm ở hai góc phần tư một và ba. Thành quả lớn nhất đến từ các hành động ở góc phần tư thứ hai, đó có thể là những việc như: thiết lập mục tiêu và đánh giá các mục tiêu kinh doanh có ảnh hưởng đến sự thành công lâu dài của một doanh nghiệp. Những loại công việc này hiếm khi được xếp vào loại khẩn cấp, nhưng chúng cũng rất quan trọng và cần lên kế hoạch thực hiện. 

2.1 Các bước thực hiện

Bước 1: Lập danh sách những việc bạn cần làm.

Bước 2: Gắn nhãn mỗi công việc bằng một số, từ một đến bốn (khớp với ma trận).

Bây giờ bạn đã có danh sách của mình, Bạn đã biết chính xác về những việc bạn cần làm và những gì cấp bách nhất và bạn biết bắt đầu từ đâu rồi đấy.

Cách phân biệt công việc khẩn cấp và quan trọng

2.2 Những lưu ý cần biết

Một thách thức lớn trong việc lập ma trận là phân biệt đâu là việc làm cấp bách và đâu là việc quan trọng. Nhưng nếu chúng ta không xử lý được vấn đề quản lý thời gian cơ bản này, thì chúng ta lại rơi vào vòng luẩn quẩn không biết việc nào làm trước việc nào làm sau.

Ngoài ra, bạn sẽ cần phải trả lời câu hỏi:  Khi nào bạn sẽ giải quyết những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp?

Khi nào bạn sẽ dành thời gian để giải quyết những công việc quan trọng trước khi chúng đột ngột trở nên khẩn cấp?

Trong một số trường hợp, danh mục việc quan trọng sẽ trở nên khẩn cấp. Bạn cần làm gì để giải quyết việc này. Điều quan trọng là bạn có người giúp đỡ, những người mà bạn thậm chí có thể giao việc quan trọng để họ có thể làm giúp bạn. Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm, việc này sẽ đơn giản hơn khi bạn có thể chuyển giao việc quan trọng cho họ làm để bạn giải quyết các công việc khẩn cấp.

Nếu bạn chưa từng thực hành phương pháp này bao giờ, bạn có thể chia nhỏ thời gian thực hiện ma trận. Ví dụ: Bạn lên danh sách công việc trong buổi sáng và buổi chiều. Đến cuối ngày, bạn có thể tận hưởng cảm giác đã hoàn thành công việc đúng mong muốn của mình. 

Phương pháp ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Chúc các bạn thực hành thành công!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN HỌC VIỆN IT
MST: 0108733789
Tổng đài hỗ trợ: 024 3566 8686 – Hotline: 0981 223 001
Facebook: www.fb.com/hocvienit
Đăng ký kênh Youtube để theo dõi các bài học của Huấn luyện viên tốt nhất: http://bit.ly/Youtube_HOCVIENiT
Hệ thống cơ sở đào tạo: https://hocvienit.vn/lien-he/
Học viện IT.vn – Truyền nghề thực tế cùng bạn đến thành công!