Kinh nghiệm làm việc thời Covid – Làm thế nào để làm việc đội nhóm từ xa hiệu quả?

Trong thời kỳ Covid-19 ngày càng diễn biến phức tạp như hiện nay, xu hướng làm việc tại nhà đã và đang trở lên phổ biến hơn bao giờ hết. Việc làm việc tại nhà thông qua Internet giúp chúng ta có một không gian làm việc thoải mái hơn, không phải lo lắng đến việc ra khỏi nhà hay mất nhiều thời gian cho quá trình di chuyển đến nơi làm việc, học tập.

Tuy nhiên, làm việc từ xa cũng tồn tại một số nhược điểm như: Thiếu sự gắn kết giữa những người tham gia, khó quản lý hiệu quả… Vậy làm thế nào để làm việc đội nhóm từ xa hiệu quả? Dưới đây chính là câu trả lời dành cho bạn.

1. Giao tiếp thường xuyên hơn 

Việc giao tiếp và liên tục trao đổi thông tin là đóng vai trò “mạch máu” của toàn hệ thống làm việc từ xa. Và tất nhiên để “duy trì sự sống”, bạn cần liên lạc với đối tác, đồng nghiệp nhiều nhất có thể.

Ví dụ: Liên tục thực hiện các cuộc gọi và cập nhật tiến trình công việc với đội của bạn. Bất kể bạn là trưởng nhóm hay chỉ là một thành viên bạn cũng cần phải biết những “mắt xích” trong công việc đã được thực hiện đến đâu. Việc thường xuyên lập báo cáo và trao đổi kết quả trực tiếp cũng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Hãy cố gắng hơn nữa để giúp tất cả những người đang làm việc ở nhà cập nhật tin tức của công ty và phòng ban cho dù đó không phải là việc bạn được giao. Ngoài ra, việc trò chuyện với mọi người về những câu chuyện ngoài công việc cũng là cách rất hay để giải tỏa căng thẳng đấy. 

Thêm vào đó, trò chuyện với mọi người thông qua những cuộc gọi video sẽ tạo hiệu ứng tốt hơn những cuộc gọi chỉ có âm thanh. Khi bạn nhìn thấy đồng nghiệp, bạn sẽ có cảm giác như họ đang ở cùng một chỗ với bạn vậy. Hãy tổ chức những “buổi gặp gỡ” trực tuyến thường xuyên để tạo hiệu ứng tốt nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc cho mọi người. Đừng trông chờ vào bất kỳ ai mà chính bạn hãy là người khởi xướng những việc này, những nhân viên khác sẽ cảm thấy bạn gần gũi, thân thiện hơn rất nhiều.

2. Cho mọi người thấy bạn biết đồng cảm

Ngoài những vấn đề liên quan công việc chính, bạn cũng nên thường xuyên thể hiện mối quan tâm của bạn dành cho đồng nghiệp. Vài lời hỏi han về cuộc sống, hay những việc gần đây đồng nghiệp của bạn làm ngoài công việc sẽ chẳng làm mất lòng ai cả, ngược lại bạn đang tạo cảm giác bạn là người dễ gần và hòa đồng. Thật vậy, ai lại không vui vẻ khi làm việc với người biết thấu hiểu chứ?

3. Sắp xếp thời gian linh hoạt

Hãy cho nhóm của bạn biết rằng bạn có thể thay đổi giờ làm việc để phù hợp với đội nhóm của bạn.

Nếu các bạn liên hệ qua email, hãy chắc chắn với đồng nghiệp của mình rằng bạn sẽ trả lời vào thời gian nào cụ thể. Việc này giúp cho các bạn giao tiếp hiệu quả hơn và tránh được trường hợp chồng chéo nhiều công việc.

4. Sử dụng những tài nguyên sẵn có

Hãy bảo đảm rằng bạn và đồng nghiệp đang sử dụng hết tất cả các phương tiện để có thể làm việc hiệu quả nhất. Các công cụ làm việc trực tuyến có thể kể đến như: Google Office, Drop Box… Sẽ giúp bạn và đội nhóm tự động cập nhật tiến độ công việc mà không cần phải mất thời gian thông báo. Điều này cũng giúp bạn chắc chắn được rằng đội nhóm đang theo sát nhau như lúc làm việc tại văn phòng vậy.

5. Quan tâm giúp đỡ những người mới làm quen với phương thức làm việc từ xa

Một số người có thể cảm thấy không thoải mái hoặc không quen khi bắt đầu làm việc từ xa vào lần đầu tiên. Hãy nhớ rằng, công việc chỉ có thể hoàn thiện hiệu quả nếu như đội nhóm của bạn làm tốt, vì vậy hãy đừng bỏ qua bất cứ nhân tố nào trong đội của bạn. Luôn tìm kiếm sự giúp đỡ và giúp đỡ những người cần sự giúp đỡ của bạn. Bạn cần gì phải đến tận nơi làm việc khi bạn đã giao tiếp tuyệt vời như vậy rồi.

Làm việc từ xa luôn khiến cho mọi người cảm thấy có rào cản. Nhưng sự thực là, bạn hoàn toàn có thể biến những rào cản này thành thế mạnh để thúc đẩy công việc của bạn phát triển. Chúc bạn thành công!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN HỌC VIỆN IT
MST: 0108733789
Tổng đài hỗ trợ: 024 3566 8686 – Hotline: 0981 223 001
Facebook: www.fb.com/hocvienit
Đăng ký kênh Youtube để theo dõi các bài học của Huấn luyện viên tốt nhất: http://bit.ly/Youtube_HOCVIENiT
Tham gia cộng đồng Học viện IT.vn tại: https://www.facebook.com/groups/www.hocvienit.vn/
Trụ sở Hà Nội: Số 8 ngõ 117 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội
Hồ Chí Minh: Số 283/45 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, TP.HCM
Hải Phòng: Số 94 Quán Nam, Lê Chân, Hải Phòng
Thái Nguyên: Số 297 Lương Ngọc Quyến, TP. Thái Nguyên
Học viện IT.vn – Truyền nghề thực tế cùng bạn đến thành công!